Política de gestión documental

El Ayuntamiento de Majadahonda considera que la mejora y desarrollo de la gestión de documentos es uno de los pilares imprescindibles en el cambio organizativo y de modernización que permita el despliegue definitivo de la Administración electrónica en la institución, siendo el documento que se presenta un paso más, pero fundamental, en la consecución de dicho objetivo.

La gestión de documentos regula las buenas prácticas efectuadas por todas las personas de una organización que crean y/o usan documentos en el desempeño de sus actividades, incluyendo los siguientes aspectos:

  • El establecimiento de políticas y normas.
  • La asignación de responsabilidades y competencias.
  • El establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices.
  • La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
  • El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados de gestión de documentos.
  • La integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de la organización.

Aprobado por el Pleno de la Corporación en la sesión del 30 de octubre de 2025
Fecha de publicación en el portal de transparencia: 11 de noviembre de 2025
Fecha de actualización en el portal de transparencia: 11 de noviembre de 2025

DOCUMENTOS:

Política de gestión documental

Gestión, conservación y eliminación de documentos y archivos

Archivo General Municipal

El Archivo tiene como funciones: recoger, custodiar, conservar y describir los documentos para ponerlos al servicio del ciudadano y de la propia administración municipal.

El ciudadano puede obtener del archivo información y, en su caso, reproducción de los documentos con fines de investigación histórica, culturales, familiares y legales; y las oficinas municipales, además de la consulta y préstamo de documentos para su gestión diaria, así como la organización de las transferencias, selección y eliminación de los documentos.

 

Archivos de Oficina

Están adscritos a las áreas municipales y son responsabilidad de las mismas.

En ellos se guardan los documentos que dentro del ciclo vital están en la primera etapa de gestión, los documentos que tienen un valor primario o administrativo. La edad de los documentos en esta etapa es desde la incoación hasta la fecha en que se procede a su traslado al Archivo General.

 

Archivos Electrónicos

  • Gestión: Se crea una estructura organizativa de carpetas en la RED, se crean grupos de dominio en el directorio activo que se asignan a los recursos (carpetas) y se asignan las personas y grupos  a los grupos de dominio.
  • Conservación: Los archivos en la RED: están almacenados en cabinas de almacenamiento con una protección en RAID 5 ó 6 y discos duros de SWAP en caso de rotura de alguno de ellos.
  • Eliminación: Para los archivos en la RED: Cada responsable del archivo es el encargado de eliminarlos.
    Para los archivos en los discos físicos: se realiza mediante una máquina “Wipe Master 4008i TA9” que realiza un borrado físico de toda la información del disco mediante el procedimiento de wipeo.
  • Política de Backups
    • Semana 1 -> backup semanal con una retención de 1 mes
    • Semana 2 -> backup semanal con una retención de 1 mes
    • Semana 3 -> backup semanal con una retención de 1 mes
    • Semana 4 -> backup mensual con una retención de 1 año

Al finalizar los backups se extraen las cintas del robot de cintas y mediante un proceso de custodia de soportes magnéticos un policía local los recoge, dejando las cintas de la semana anterior, y los almacena en el edificio de policía fuera del edificio donde está el CPD del ayuntamiento.